Kebijakan privasi

1. Siapa yang bertanggung jawab atas data Anda

Data pribadi karyawan dikendalikan oleh usaha tempat Anda bekerja (pengendali data). SobatMikro adalah aplikasi yang dikembangkan dan dioperasikan oleh pengembang untuk usaha tersebut, dan memproses data atas nama usaha. Kontak pengembang: hilmifuadi@gmail.com.

2. Data pribadi yang kami proses

Nama lengkap; jenis dan 4 digit terakhir nomor identitas (NIK atau paspor); jabatan; nomor HP untuk notifikasi; jadwal kerja; catatan absen masuk dan pulang; jarak dari titik toko dan akurasi lokasi saat absen; pengajuan izin, cuti, dan lupa absen; catatan kinerja (SOP dan performa) yang dicatat usaha; serta data gaji harian dan lembur, dan rincian gaji, serta foto wajah bila Anda menyetujuinya. Data gaji termasuk data keuangan pribadi. Nomor identitas lengkap tidak ditampilkan dan disimpan dalam bentuk ter-enkripsi satu arah (hash).

Data teknis perangkat: ID dan kunci publik passkey di HP Anda. Kunci privat tetap berada di HP dan tidak pernah dikirim ke server. Kami tidak mengambil data biometrik untuk verifikasi (sidik jari atau wajah). Verifikasi dilakukan oleh sistem operasi HP Anda. Foto wajah hanya diproses jika Anda menyetujuinya secara terpisah (lihat butir 4).

3. Dasar dan tujuan pemrosesan

Kami memproses data untuk: (a) melaksanakan hubungan kerja, termasuk pencatatan kehadiran, jadwal, dan penghitungan gaji; (b) memenuhi kewajiban hukum, misalnya ketentuan ketenagakerjaan dan perpajakan; (c) menjaga keamanan akun dan mencegah penyalahgunaan absen; dan (d) berdasarkan persetujuan Anda saat mendaftar, yang dapat Anda tarik untuk keperluan yang tidak wajib.

Pencatatan lokasi saat absen hanya dipakai untuk memastikan Anda berada di dekat toko. Keputusan yang diambil sistem (misalnya status terlambat atau luar radius) dapat ditinjau owner, dan Anda dapat mengajukan keberatan.

4. Persetujuan

Saat mendaftar, Anda diminta menyetujui kebijakan ini. Sistem mencatat versi kebijakan dan waktu persetujuan Anda. Jika kebijakan berubah, kami menampilkan versi baru dan meminta persetujuan kembali untuk perubahan yang material.

Persetujuan foto dicatat terpisah dan bersifat opsional. Foto hanya disimpan setelah Anda menyetujuinya, dan hanya dipakai agar pemilik usaha dapat mengenali Anda. Foto tidak dipakai untuk verifikasi atau pengenalan wajah saat absen. Anda dapat menarik persetujuan foto kapan saja (lihat butir 7).

5. Pihak yang menerima data

Data disimpan di layanan basis data Supabase, dan foto (jika disetujui) disimpan di penyimpanan privat Supabase. Aplikasi di-hosting di Vercel. Notifikasi WhatsApp dikirim melalui penyedia Fonnte. Layanan tersebut dapat menyimpan atau memproses data di server di luar Indonesia. Kami memilih penyedia yang menerapkan pengamanan memadai, dan kami tidak menjual data Anda.

6. Lama penyimpanan

Data disimpan selama hubungan kerja berjalan. Ketika Anda berhenti bekerja, data pribadi Anda dianonimkan: nama, nomor HP, dan identitas diganti, sehingga tidak lagi dapat mengidentifikasi Anda. Foto dihapus saat data Anda dianonimkan atau saat Anda menarik persetujuan foto. Riwayat absen dan gaji tetap disimpan tanpa identitas pribadi, karena dibutuhkan untuk pembukuan dan kewajiban hukum. Data yang tidak lagi terpakai disimpan paling lama 10 tahun, lalu dihapus atau dianonimkan.

7. Hak Anda

Sesuai UU Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak untuk:

• mendapatkan informasi tentang bagaimana data Anda diproses;
• mengakses dan memperoleh salinan data Anda dalam format yang dapat dibaca mesin (JSON);
• memperbaiki data yang tidak akurat;
• meminta penghapusan atau anonimisasi data, sejauh tidak bertentangan dengan kewajiban hukum;
• menarik persetujuan untuk pemrosesan yang berdasarkan persetujuan. Persetujuan foto dapat ditarik sendiri di halaman absen dengan passkey; foto akan dihapus dan penarikan dicatat sebagai bukti;
• mengajukan keberatan atas keputusan yang diambil semata-mata secara otomatis, dan meminta peninjauan oleh manusia;
• menyampaikan pengaduan kepada pengendali data, atau kepada lembaga yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan.

Permintaan diajukan kepada owner usaha tempat Anda bekerja, atau ke hilmifuadi@gmail.com. Owner dapat mengunduh salinan data karyawan dari aplikasi. Permintaan dipenuhi dalam batas waktu yang ditetapkan peraturan perundang-undangan.

8. Keamanan

Data hanya dapat diakses oleh pengguna dari usaha yang berwenang, dibatasi dengan pengendalian akses di basis data. Koneksi dienkripsi. Kode konfirmasi dan tantangan passkey hanya berlaku sebentar dan sekali pakai. Setiap keputusan atas pengajuan izin dan cuti tercatat beserta pemberi keputusannya.

9. Kebocoran data

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberitahukan kepada Anda dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 x 24 jam sejak kegagalan diketahui, sesuai ketentuan UU Pelindungan Data Pribadi.

10. Perubahan kebijakan

Jika kebijakan ini berubah, versi baru ditampilkan di halaman ini dan nomor versi diperbarui.

11. Kontak

Pengembang: hilmifuadi@gmail.com. Untuk permintaan terkait data Anda, hubungi terlebih dahulu owner usaha tempat Anda bekerja.